採用・人事

面接日程の調整を自動化する

設定の時間

1時間ほど

難しさ

ふつう

手順

3手順

始め方

「面接日程の調整を自動化する」を作り始める前に決めておくことを整理しました。ここを決めずに手をつけると、途中で作り直しになります。

先に決める3つ

1. 受け取るものを1つに決める。このレシピでは面接官の予定です。複数の入り口を作ると、後から追えなくなります
2. 出てくるものの形を決める。確定した面接予定をどこへ出すかを先に決めてください
3. 止まったときに誰が気づくかを決める。選考のたび動く前提なら、動かなかった日に通知が来る形にします

1本目に選んでよいか

分類	採用・人事当サイト整理
自動化のきっかけ	面接官の予定当サイト整理
完成物	確定した面接予定当サイト整理
必要ツール	Make・Zapier当サイト整理
AIの月額	月0〜4,400円公式情報
設定にかかる時間	1時間ほど当サイト試算
設定の難しさ	ふつう（条件の分岐を作る）当サイト判断
動く頻度	選考のたび当サイト整理
この表の数字について	AIの月額は提供元の公表価格を合計した値です。つなぐ先のサービス（保存先・チャットなど）の料金は含みません。作る時間は、つなぐ先の数と処理の複雑さから当サイトが見積もった目安で、つなぐ先の仕様や既存の環境によって変わります。実際にかかる時間を保証するものではありません。

手順の全体像

3つの処理をつなぎます。作り始める前に、この流れが自分の業務と合っているかを確かめてください。

1. 面接官の空きを調べる
2. 候補日を応募者へ送る
3. 返答をカレンダーに登録する

つまずくところ

空きの取得が古いと二重予約になります。登録の直前にもう一度確かめてください。

「面接日程の調整を自動化する」を作らないほうがよい場合

当てはまるなら、いま作るのは見送ってください。

• 費用をかけずに試したい。無料枠だけでは足りず、月0〜4,400円がかかります。効果が読めないうちは手でやってください

同じ採用・人事なら、応募者への一次返信を自動で送るのほうが軽く作れます（30分以内・サービスをつなぐだけ）。まずそちらで慣れるほうが確実です。

Make・Zapierで作れるほかのレシピ

同じツールを覚えると、次からは接続の部分を作り直すだけで済みます。1つ目より2つ目のほうが必ず速く終わります。

レシピ	分類	作る時間
応募者への一次返信を自動で送る	採用・人事	30分以内
公開した記事をSNSへ自動投稿する	制作・発信	30分以内
出荷の状況を顧客へ自動で知らせる	在庫・発注	1時間ほど
予約の受付から確認メールまでを自動化する	問い合わせ・受付	1時間ほど
請求書を毎月自動で作って送る	経理・請求	1〜2時間
問い合わせフォームの内容をチャットに流す	問い合わせ・受付	30分以内

採用・人事のほかのレシピ

• 応募書類から要点を抜き出して一覧にする（1時間ほど・条件の分岐を作る）
• 応募者への一次返信を自動で送る（30分以内・サービスをつなぐだけ）
• 求人原稿を職種ごとに下書きする（1時間ほど・サービスをつなぐだけ）
• 入社手続きの案内を自動で送る（1時間ほど・条件の分岐を作る）
• 勤怠の打刻漏れを本人へ知らせる（30分以内・サービスをつなぐだけ）
• 面接の記録を評価項目ごとに整理する（1時間ほど・条件の分岐を作る）

よくある質問

ここでよく聞かれる2つです。組む環境とつなぐ先で変わるので、自分の環境に当てはまるかで判断してください。

小さく試すには？

3つのうち最初の1つだけを作って、正しく受け取れるかを確かめてください。そこが動けば残りは足すだけです。

他の人に引き継げますか？

各処理に説明を書いてください。作った人しか直せない状態にすると、その人が離れたときに止まります。

次にやること

3つあります。上から順にやってください。

• 使うツールをそろえる
  Make・Zapierを使います。月0〜4,400円かかります。無料で試せる範囲まで作ってから契約してください。
• いちばん軽い処理から作る
  3つの処理を一度につながないでください。1つ動かして確かめてから足すと、どこで壊れたかがすぐ分かります。
• 止まったときに気づく形にする
  選考のたび動く前提なら、動かなかった日に通知が来るところまで作ってください。

面接日程の調整を自動化するを組む進め方

1時間ほどの内訳です。3つの処理を、上から順に1つずつ動かして確かめながら足します。一度に全部つなぐと、どこで壊れたか分からなくなります。

1. 面接官の空きを調べる

面接官の予定を正しく受け取れるかを、ここだけで確かめます。ここが動けば残りは足すだけです。

ここでよくあるのは受け取る項目名を確かめずに進むことです。項目名が変わると、ここから先が全部止まります。

2. 候補日を応募者へ送る

前の処理から受け取ったものを、次へ渡せる形にします。

3. 返答をカレンダーに登録する

確定した面接予定が想定どおり出るかを確かめます。ここまでで1本です。

ここでよくあるのは出しっぱなしにすることです。選考のたび動く前提なら、動かなかった日に気づく形まで作ってください。

採用・人事はどういう自動化が集まっているか

採用・人事に入る7件を、組む手間で数えました。どれから作るかの材料になります。

つなぐだけのもの

7件のうち3件です。条件の分岐が要らず、部品をつなぐだけで動きます。面接日程の調整を自動化するは条件の分岐を作るので、ここには入りません。

条件を組むもの

7件のうち4件です。分岐や例外の処理が要ります。面接日程の調整を自動化するはここです。例外に当たったときの判断は人に残ります。分岐を組むと、想定していない入力が来たときに止まります。止まったことに気づく形まで作ってください。

突き合わせが要るもの

7件のうち0件です。照合の規則を先に文章にしないと、間違ったまま量産されます。

この記事で使っている言葉

このレシピを組むかどうかに関わる言葉を3つ、先に決めておきます。つなぐ先と手順の話なので、意味を先に決めておきます。作る時間は当サイトの見積もりで、つなぐ先の仕様や既存の環境によって変わります。

組む難しさ（条件の分岐を作る）

分岐や例外の処理が要るものです。例外に当たったときの判断は人に残ります。判定は「分岐が要るか・突き合わせが要るか」で分けています。

作る時間（1時間ほど）

つなぐ先の数と処理の複雑さから当サイトが見積もった目安です。つなぐ先のアカウントが用意できている前提で、3つの処理を組み終えるまでを数えています。既存の環境や権限の取得にかかる時間は含みません。

動く頻度（選考のたび）

この自動化が走る回数です。回数が多いほど、作る手間は早く回収できます。ただし止まったことに気づく仕組みが無いと、動いていない状態が続きます。自動化でいちばん多い事故は、止まったまま放置されることです。

「面接日程の調整を自動化する」を別の角度から見る

• 面接日程の調整を自動化する｜作り方と、かかる時間
  作り方
• 「面接日程の調整を自動化する」でつまずくところ｜止まる原因と直し方
  つまずき
• 「面接日程の調整を自動化する」に使うツール｜Make・Zapierの選び方
  使うツール
• 「面接日程の調整を自動化する」で何が変わるか｜効果と、向かない場合
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