経理・請求

請求書を毎月自動で作って送る

設定の時間

1〜2時間

難しさ

ふつう

手順

3手順

作り方

請求書を毎月自動で作って送るの作り方を、手順と時間の目安つきで整理しました。設定の難しさはふつう、1〜2時間ほどで組めます。

できあがるとこう動く

契約と単価の一覧が来たら、3つの処理を通って、請求書と送付記録が出ます。

何が入って、何が出るか

受け取るのは契約と単価の一覧、出てくるのは請求書と送付記録です。毎月動きます。

組む前に確かめること

AIに渡す指示文

あなたは経理・請求の担当者です。
受け取った内容から、次の形で出してください。

【受け取るもの】
契約と単価の一覧

【出してほしいもの】
請求書と送付記録

【出す形】
・［ここに、渡す先が受け取れる形を書く。例：JSON／1行のテキスト／箇条書き］
・項目名は［　］［　］［　］にする
・分からない項目は空にして、勝手に埋めない

【気をつけること】
・金額の誤りは信用に直結します。送る前に人が確かめる工程を必ず挟んでください。
・判断に迷ったものは「要確認」を付けて、人へ回す

受け取った内容：
［ここに、実際の内容が入ります］

作る手順

3つの処理をつなぎます。上から順に組んでください。

1. 契約の一覧から今月分を集める
2. 請求書を作る
3. 送付して控えを残す

つまずくところ

金額の誤りは信用に直結します。送る前に人が確かめる工程を必ず挟んでください。

分岐を組むので、想定していない入力が来たときに止まります。例外をどう扱うかを先に決めてください。Make・Zapierを使います。どれか1つの仕様が変わるだけで止まります。

経理・請求のなかでの作る手間

経理・請求に入る9件を、作る時間の短い順に並べました。「請求書を毎月自動で作って送る」は7番目です。はじめの1つは、いちばん短いものから作ると挫折しません。

「請求書を毎月自動で作って送る」を作らないほうがよい場合

当てはまるなら、いま作るのは見送ってください。

• 月に1回しか動かない。1〜2時間かけて作っても、動くのは月1回です。手でやったほうが早いことがあります
• 費用をかけずに試したい。無料枠だけでは足りず、月0〜4,400円がかかります。効果が読めないうちは手でやってください
• 1〜2時間を取れない。中途半端に作ると、動かないものが残って後で邪魔になります。時間が取れるまで着手しないほうがいいです

同じ経理・請求なら、支払い期日をカレンダーに入れるのほうが軽く作れます（30分以内・サービスをつなぐだけ）。まずそちらで慣れるほうが確実です。

Make・Zapierで作れるほかのレシピ

同じツールを覚えると、次からは接続の部分を作り直すだけで済みます。1つ目より2つ目のほうが必ず速く終わります。

経理・請求のほかのレシピ

• 請求書のPDFから金額と取引先を読み取る（1時間ほど・条件の分岐を作る）
• 領収書を撮って経費を仕分ける（1時間ほど・条件の分岐を作る）
• 入金の消し込みを自動化する（1〜2時間・2つのデータを照らし合わせる）
• 未入金を検知して督促の下書きを作る（1時間ほど・条件の分岐を作る）
• 経費の使いすぎを月中に知らせる（30分以内・サービスをつなぐだけ）
• 見積書を問い合わせ内容から下書きする（1〜2時間・条件の分岐を作る）
• 支払い期日をカレンダーに入れる（30分以内・サービスをつなぐだけ）
• 請求前に作業実績を突き合わせる（1〜2時間・条件の分岐を作る）

よくある質問

ここでよく聞かれる2つです。組む環境とつなぐ先で変わるので、自分の環境に当てはまるかで判断してください。

プログラムを書けなくても作れますか？

書けなくても作れますが、条件の分岐を組む必要があります。画面上で設定できる範囲です。

作ったあと放っておけますか？

放っておけません。つないだ先の仕様が変わると止まります。止まったことに気づく仕組みまで作ってください。

次にやること

3つあります。上から順にやってください。

• 使うツールをそろえる
  Make・Zapierを使います。月0〜4,400円かかります。無料で試せる範囲まで作ってから契約してください。
• いちばん軽い処理から作る
  3つの処理を一度につながないでください。1つ動かして確かめてから足すと、どこで壊れたかがすぐ分かります。
• 止まったときに気づく形にする
  毎月動く前提なら、動かなかった日に通知が来るところまで作ってください。

請求書を毎月自動で作って送るを組む進め方

1〜2時間の内訳です。3つの処理を、上から順に1つずつ動かして確かめながら足します。一度に全部つなぐと、どこで壊れたか分からなくなります。

1. 契約の一覧から今月分を集める

契約と単価の一覧を正しく受け取れるかを、ここだけで確かめます。ここが動けば残りは足すだけです。

ここでよくあるのは受け取る項目名を確かめずに進むことです。項目名が変わると、ここから先が全部止まります。

2. 請求書を作る

前の処理から受け取ったものを、次へ渡せる形にします。

3. 送付して控えを残す

請求書と送付記録が想定どおり出るかを確かめます。ここまでで1本です。

ここでよくあるのは出しっぱなしにすることです。毎月動く前提なら、動かなかった日に気づく形まで作ってください。

この記事で使っている言葉

このレシピを組むかどうかに関わる言葉を3つ、先に決めておきます。つなぐ先と手順の話なので、意味を先に決めておきます。作る時間は当サイトの見積もりで、つなぐ先の仕様や既存の環境によって変わります。

組む難しさ（条件の分岐を作る）

分岐や例外の処理が要るものです。例外に当たったときの判断は人に残ります。判定は「分岐が要るか・突き合わせが要るか」で分けています。

作る時間（1〜2時間）

つなぐ先の数と処理の複雑さから当サイトが見積もった目安です。つなぐ先のアカウントが用意できている前提で、3つの処理を組み終えるまでを数えています。既存の環境や権限の取得にかかる時間は含みません。

動く頻度（毎月）

この自動化が走る回数です。回数が多いほど、作る手間は早く回収できます。ただし止まったことに気づく仕組みが無いと、動いていない状態が続きます。自動化でいちばん多い事故は、止まったまま放置されることです。

請求書を毎月自動で作って送るを作ったあとに起きること

動き始めてからのほうが長く付き合います。請求書を毎月自動で作って送るで後から出てくる場面を先に出します。

つなぐ先の仕様が変わったとき

Make・Zapierを使います。自動化が止まる原因のほとんどは、こちら側ではなく接続先の変更です。接続の部分だけ差し替えれば済むことが多く、処理の流れごと作り直す必要はまずありません。

止まったことに誰も気づかないとき

毎月動く前提なら、動かなかった日に通知が来る形にしてください。気づく仕組みが無いと、止まったまま数週間流れます。

作った人が離れたとき

各処理に何をしているかを書いてください。作った人しか直せない状態にすると、その人が離れた時点で止まります。3つの処理それぞれに1行ずつで足ります。

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