採用・人事

入社手続きの案内を自動で送る

設定の時間

1時間ほど

難しさ

ふつう

手順

3手順

作り方

入社手続きの案内を自動で送るの作り方を、手順と時間の目安つきで整理しました。設定の難しさはふつう、1時間ほどほどで組めます。

できあがるとこう動く

内定者の登録が来たら、3つの処理を通って、案内メールと提出状況が出ます。

何が入って、何が出るか

受け取るのは内定者の登録、出てくるのは案内メールと提出状況です。内定のたび動きます。

組む前に確かめること

AIに渡す指示文

あなたは採用・人事の担当者です。
受け取った内容から、次の形で出してください。

【受け取るもの】
内定者の登録

【出してほしいもの】
案内メールと提出状況

【出す形】
・［ここに、渡す先が受け取れる形を書く。例：JSON／1行のテキスト／箇条書き］
・項目名は［　］［　］［　］にする
・分からない項目は空にして、勝手に埋めない

【気をつけること】
・個人情報を扱います。送信先の誤りが起きない仕組みにしてください。
・判断に迷ったものは「要確認」を付けて、人へ回す

受け取った内容：
［ここに、実際の内容が入ります］

作る手順

3つの処理をつなぎます。上から順に組んでください。

1. 内定の登録を受け取る
2. 必要書類の案内を送る
3. 提出状況を追う

つまずくところ

個人情報を扱います。送信先の誤りが起きない仕組みにしてください。

分岐を組むので、想定していない入力が来たときに止まります。例外をどう扱うかを先に決めてください。Zapier・Power Automateを使います。どれか1つの仕様が変わるだけで止まります。

採用・人事のなかでの作る手間

採用・人事に入る7件を、作る時間の短い順に並べました。「入社手続きの案内を自動で送る」は4番目です。はじめの1つは、いちばん短いものから作ると挫折しません。

「入社手続きの案内を自動で送る」を作らないほうがよい場合

当てはまるなら、いま作るのは見送ってください。

• 費用をかけずに試したい。無料枠だけでは足りず、月0〜5,100円がかかります。効果が読めないうちは手でやってください

同じ採用・人事なら、応募者への一次返信を自動で送るのほうが軽く作れます（30分以内・サービスをつなぐだけ）。まずそちらで慣れるほうが確実です。

Zapier・Power Automateで作れるほかのレシピ

同じツールを覚えると、次からは接続の部分を作り直すだけで済みます。1つ目より2つ目のほうが必ず速く終わります。

採用・人事のほかのレシピ

• 応募書類から要点を抜き出して一覧にする（1時間ほど・条件の分岐を作る）
• 応募者への一次返信を自動で送る（30分以内・サービスをつなぐだけ）
• 面接日程の調整を自動化する（1時間ほど・条件の分岐を作る）
• 求人原稿を職種ごとに下書きする（1時間ほど・サービスをつなぐだけ）
• 勤怠の打刻漏れを本人へ知らせる（30分以内・サービスをつなぐだけ）
• 面接の記録を評価項目ごとに整理する（1時間ほど・条件の分岐を作る）

よくある質問

ここでよく聞かれる2つです。組む環境とつなぐ先で変わるので、自分の環境に当てはまるかで判断してください。

プログラムを書けなくても作れますか？

書けなくても作れますが、条件の分岐を組む必要があります。画面上で設定できる範囲です。

作ったあと放っておけますか？

放っておけません。つないだ先の仕様が変わると止まります。止まったことに気づく仕組みまで作ってください。

次にやること

3つあります。上から順にやってください。

• 使うツールをそろえる
  Zapier・Power Automateを使います。月0〜5,100円かかります。無料で試せる範囲まで作ってから契約してください。
• いちばん軽い処理から作る
  3つの処理を一度につながないでください。1つ動かして確かめてから足すと、どこで壊れたかがすぐ分かります。
• 止まったときに気づく形にする
  内定のたび動く前提なら、動かなかった日に通知が来るところまで作ってください。

入社手続きの案内を自動で送るを組む進め方

1時間ほどの内訳です。3つの処理を、上から順に1つずつ動かして確かめながら足します。一度に全部つなぐと、どこで壊れたか分からなくなります。

1. 内定の登録を受け取る

内定者の登録を正しく受け取れるかを、ここだけで確かめます。ここが動けば残りは足すだけです。

ここでよくあるのは受け取る項目名を確かめずに進むことです。項目名が変わると、ここから先が全部止まります。

2. 必要書類の案内を送る

前の処理から受け取ったものを、次へ渡せる形にします。

3. 提出状況を追う

案内メールと提出状況が想定どおり出るかを確かめます。ここまでで1本です。

ここでよくあるのは出しっぱなしにすることです。内定のたび動く前提なら、動かなかった日に気づく形まで作ってください。

この記事で使っている言葉

このレシピを組むかどうかに関わる言葉を3つ、先に決めておきます。つなぐ先と手順の話なので、意味を先に決めておきます。作る時間は当サイトの見積もりで、つなぐ先の仕様や既存の環境によって変わります。

組む難しさ（条件の分岐を作る）

分岐や例外の処理が要るものです。例外に当たったときの判断は人に残ります。判定は「分岐が要るか・突き合わせが要るか」で分けています。

作る時間（1時間ほど）

つなぐ先の数と処理の複雑さから当サイトが見積もった目安です。つなぐ先のアカウントが用意できている前提で、3つの処理を組み終えるまでを数えています。既存の環境や権限の取得にかかる時間は含みません。

動く頻度（内定のたび）

この自動化が走る回数です。回数が多いほど、作る手間は早く回収できます。ただし止まったことに気づく仕組みが無いと、動いていない状態が続きます。自動化でいちばん多い事故は、止まったまま放置されることです。

入社手続きの案内を自動で送るを作ったあとに起きること

動き始めてからのほうが長く付き合います。入社手続きの案内を自動で送るで後から出てくる場面を先に出します。

つなぐ先の仕様が変わったとき

Zapier・Power Automateを使います。自動化が止まる原因のほとんどは、こちら側ではなく接続先の変更です。接続の部分だけ差し替えれば済むことが多く、処理の流れごと作り直す必要はまずありません。

止まったことに誰も気づかないとき

内定のたび動く前提なら、動かなかった日に通知が来る形にしてください。気づく仕組みが無いと、止まったまま数週間流れます。

作った人が離れたとき

各処理に何をしているかを書いてください。作った人しか直せない状態にすると、その人が離れた時点で止まります。3つの処理それぞれに1行ずつで足ります。

「入社手続きの案内を自動で送る」を別の角度から見る

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