問い合わせ・受付
問い合わせ内容をFAQ候補にためる
- 設定の時間
- 1時間ほど
- 難しさ
- ふつう
- 手順
- 3手順
「問い合わせ内容をFAQ候補にためる」を組むときに止まる場所と、その直し方を整理しました。作る前に読んでおくと、同じところで詰まらずに済みます。
いちばん多いつまずき
まとめ方が粗いと使えません。件数の多い順に人が確かめてください。
止まったときに見るところ
上から順に見てください。3つの処理のどこで止まったかで、見る場所が変わります。
| 分類 | 問い合わせ・受付当サイト整理 |
|---|---|
| 自動化のきっかけ | 問い合わせの記録当サイト整理 |
| 完成物 | FAQ候補の一覧当サイト整理 |
| 必要ツール | Notion AI・n8n当サイト整理 |
| AIの月額 | 月1,500〜5,100円公式情報 |
| 設定にかかる時間 | 1時間ほど当サイト試算 |
| 設定の難しさ | ふつう(条件の分岐を作る)当サイト判断 |
| 動く頻度 | 毎週当サイト整理 |
| この表の数字について | AIの月額は提供元の公表価格を合計した値です。つなぐ先のサービス(保存先・チャットなど)の料金は含みません。作る時間は、つなぐ先の数と処理の複雑さから当サイトが見積もった目安で、つなぐ先の仕様や既存の環境によって変わります。実際にかかる時間を保証するものではありません。 |
組む順番で避けられること
3つの処理を一度につながないでください。1つずつ動かして確かめながら足すと、どこで壊れたかがすぐ分かります。
- 問い合わせを集める
- 似た質問をまとめる
- 候補として一覧に足す
止まったことに気づく仕組み
自動化でいちばん多い事故は、止まったまま放置されることです。毎週動く前提なら、動かなかったときに通知が来る形にしてください。
作り始める前に見送りを決める場合
つまずく場所が分かっていても、直す人が自分しかいない状態では作らないでください。自動化は、止まったときに直せる人がいて初めて意味を持ちます。1時間ほどで組めても、止まるたびに調べ直すなら、手でやったほうが総時間は短くなります。
問い合わせ・受付のなかでの作る手間
問い合わせ・受付に入る9件を、作る時間の短い順に並べました。「問い合わせ内容をFAQ候補にためる」は8番目です。はじめの1つは、いちばん短いものから作ると挫折しません。
| 位置 | レシピ | 作る時間 | 組む難しさ |
|---|---|---|---|
| いちばん短い | 問い合わせフォームの内容をチャットに流す | 30分以内 | サービスをつなぐだけ |
| まんなか | 問い合わせを内容で振り分ける | 1時間ほど | 条件の分岐を作る |
| いちばん長い | よくある質問に自動で一次返信する | 1〜2時間 | 条件の分岐を作る |
問い合わせ・受付のほかのレシピ
- 問い合わせフォームの内容をチャットに流す(30分以内・サービスをつなぐだけ)
- 問い合わせを内容で振り分ける(1時間ほど・条件の分岐を作る)
- よくある質問に自動で一次返信する(1〜2時間・条件の分岐を作る)
- 問い合わせの件数を日次で集計する(30分以内・サービスをつなぐだけ)
- 予約の受付から確認メールまでを自動化する(1時間ほど・条件の分岐を作る)
- 電話メモを文字にして共有する(1時間ほど・条件の分岐を作る)
- クレームだけを拾って通知する(1時間ほど・条件の分岐を作る)
- 問い合わせフォームの取りこぼしを防ぐ(1時間ほど・サービスをつなぐだけ)
よくある質問
ここでよく聞かれる2つです。組む環境とつなぐ先で変わるので、自分の環境に当てはまるかで判断してください。
動かなくなったらどうすればいいですか?
まず、つないだ先の仕様が変わっていないかを見てください。自動化が止まる原因のほとんどは、こちらではなく接続先の変更です。
作り直しになりませんか?
接続の部分だけ差し替えれば済むことが多いです。処理の流れごと作り直す必要はまずありません。
次にやること
3つあります。上から順にやってください。
- 使うツールをそろえる
Notion AI・n8nを使います。月1,500〜5,100円かかります。無料で試せる範囲まで作ってから契約してください。 - いちばん軽い処理から作る
3つの処理を一度につながないでください。1つ動かして確かめてから足すと、どこで壊れたかがすぐ分かります。 - 止まったときに気づく形にする
毎週動く前提なら、動かなかった日に通知が来るところまで作ってください。
問い合わせ内容をFAQ候補にためるを作ったあとに起きること
動き始めてからのほうが長く付き合います。問い合わせ内容をFAQ候補にためるで後から出てくる場面を先に出します。
つなぐ先の仕様が変わったとき
Notion AI・n8nを使います。自動化が止まる原因のほとんどは、こちら側ではなく接続先の変更です。接続の部分だけ差し替えれば済むことが多く、処理の流れごと作り直す必要はまずありません。
止まったことに誰も気づかないとき
毎週動く前提なら、動かなかった日に通知が来る形にしてください。気づく仕組みが無いと、止まったまま数週間流れます。
作った人が離れたとき
各処理に何をしているかを書いてください。作った人しか直せない状態にすると、その人が離れた時点で止まります。3つの処理それぞれに1行ずつで足ります。
問い合わせ・受付はどういう自動化が集まっているか
問い合わせ・受付に入る9件を、組む手間で数えました。どれから作るかの材料になります。
つなぐだけのもの
9件のうち3件です。条件の分岐が要らず、部品をつなぐだけで動きます。問い合わせ内容をFAQ候補にためるは条件の分岐を作るので、ここには入りません。
条件を組むもの
9件のうち6件です。分岐や例外の処理が要ります。問い合わせ内容をFAQ候補にためるはここです。例外に当たったときの判断は人に残ります。分岐を組むと、想定していない入力が来たときに止まります。止まったことに気づく形まで作ってください。
突き合わせが要るもの
9件のうち0件です。照合の規則を先に文章にしないと、間違ったまま量産されます。
この記事で使っている言葉
このレシピを組むかどうかに関わる言葉を3つ、先に決めておきます。つなぐ先と手順の話なので、意味を先に決めておきます。作る時間は当サイトの見積もりで、つなぐ先の仕様や既存の環境によって変わります。
組む難しさ(条件の分岐を作る)
分岐や例外の処理が要るものです。例外に当たったときの判断は人に残ります。判定は「分岐が要るか・突き合わせが要るか」で分けています。
作る時間(1時間ほど)
つなぐ先の数と処理の複雑さから当サイトが見積もった目安です。つなぐ先のアカウントが用意できている前提で、3つの処理を組み終えるまでを数えています。既存の環境や権限の取得にかかる時間は含みません。
動く頻度(毎週)
この自動化が走る回数です。回数が多いほど、作る手間は早く回収できます。ただし止まったことに気づく仕組みが無いと、動いていない状態が続きます。自動化でいちばん多い事故は、止まったまま放置されることです。
「問い合わせ内容をFAQ候補にためる」を別の角度から見る
- 問い合わせ内容をFAQ候補にためる|作り方と、かかる時間
作り方 - 「問い合わせ内容をFAQ候補にためる」に使うツール|Notion AI・n8nの選び方
使うツール - 「問い合わせ内容をFAQ候補にためる」で何が変わるか|効果と、向かない場合
効果 - 「問い合わせ内容をFAQ候補にためる」を始める前に決めること
始める前
問い合わせ・受付に分類される9件との並び
問い合わせ・受付には9件を掲載しています。問い合わせ内容をFAQ候補にためるがどのあたりに位置するかを、同じ形式で並べて確かめてください。
| 項目 | 数値 |
|---|---|
| 問い合わせフォームの内容をチャットに流す | 30分以内 |
| 問い合わせを内容で振り分ける | 1時間ほど |
| よくある質問に自動で一次返信する | 1〜2時間 |
| 問い合わせの件数を日次で集計する | 30分以内 |
| 予約の受付から確認メールまでを自動化する | 1時間ほど |
| 電話メモを文字にして共有する | 1時間ほど |
| クレームだけを拾って通知する | 1時間ほど |
| 問い合わせ内容をFAQ候補にためる(この項目) | 1時間ほど |
| 問い合わせフォームの取りこぼしを防ぐ | 1時間ほど |
問い合わせ内容をFAQ候補にためると近い数値の項目
問い合わせ内容をFAQ候補にためるは1時間ほどです。近い数値の項目と見比べると、何にいくらかかるのかの見当がつきます。
| 項目 | 数値 | 分類 |
|---|---|---|
| 議事録から宿題を抜き出してタスクにする | 1時間ほど | 会議・記録 |
| 会議の時間と参加者を集計する | 1時間ほど | 会議・記録 |
| 請求書のPDFから金額と取引先を読み取る | 1時間ほど | 経理・請求 |
| 支払い期日をカレンダーに入れる | 30分以内 | 経理・請求 |
| 入社手続きの案内を自動で送る | 1時間ほど | 採用・人事 |
掲載86件のなかでの位置
数値の小さい順に並べると、問い合わせ内容をFAQ候補にためるは33番目です。問い合わせ・受付9件のなかでは4番目にあたります。もっとも小さいのは電話メモを文字にして共有する(1時間ほど)、もっとも大きいのは問い合わせを内容で振り分ける(1時間ほど)です。
問い合わせ内容をFAQ候補にためるについてよくある質問
問い合わせ内容をFAQ候補にためるの自動化のきっかけは?
問い合わせの記録
掲載86件のうち「自動化のきっかけ」が同じなのは4件(問い合わせ・受付では2件)です。ここが同じものは、ほかの条件で選び分けることになります。
問い合わせ内容をFAQ候補にためるの処理の流れは?
問い合わせの記録 ↓ 問い合わせを集める ↓ 似た質問をまとめる ↓ 候補として一覧に足す ↓ FAQ候補の一覧
「処理の流れ」がこの内容なのは掲載86件のなかで問い合わせ内容をFAQ候補にためるだけです。ここが決め手になります。
問い合わせ内容をFAQ候補にためるの完成物は?
FAQ候補の一覧
「完成物」がこの内容なのは掲載86件のなかで問い合わせ内容をFAQ候補にためるだけです。ここが決め手になります。
問い合わせ内容をFAQ候補にためるの設定の難しさは?
ふつう(1時間ほど)
掲載86件のうち「設定の難しさ」が同じなのは38件(問い合わせ・受付では5件)です。ここが同じものは、ほかの条件で選び分けることになります。
問い合わせ内容をFAQ候補にためるの必要ツールは?
Notion AI・n8n
「必要ツール」がこの内容なのは掲載86件のなかで問い合わせ内容をFAQ候補にためるだけです。ここが決め手になります。
問い合わせ内容をFAQ候補にためるを選ぶときの進め方
- 流れを作る問い合わせの記録を受け取って、FAQ候補の一覧まで。問い合わせを集める → 似た質問をまとめる → 候補として一覧に足すの順です。
- 道具を決めるNotion AI・n8nで組めます。ふつう・1時間ほどで作れます。AIの有料プランが要る
- 効き目を確かめる毎週動きます。FAQを作る材料が自動でたまります。
掲載86件を分類で見る
問い合わせ内容をFAQ候補にためるは12ある分類のうち「問い合わせ・受付」に入ります。分類ごとの件数と、まんなかの数値は次のとおりです。
| 分類 | 件数 | まんなかの数値 |
|---|---|---|
| 問い合わせ・受付(この項目の分類) | 9件 | 30分以内 |
| 会議・記録 | 7件 | 1時間ほど |
| 経理・請求 | 9件 | 1〜2時間 |
| 採用・人事 | 7件 | 1時間ほど |
| 報告・共有 | 7件 | 1時間ほど |
| 制作・発信 | 7件 | 1〜2時間 |
| 調査・監視 | 7件 | 1時間ほど |
| ファイル・整理 | 6件 | 1時間ほど |
| データ・集計 | 6件 | 1時間ほど |
| 営業・顧客 | 8件 | 1〜2時間 |
| 在庫・発注 | 6件 | 1時間ほど |
| 社内手続き | 7件 | 30分以内 |
問い合わせ内容をFAQ候補にためるの数字の読み方
問い合わせ内容をFAQ候補にためるは1時間ほどで、幅は3,600あります。掲載86件のまんなかは5,100なので、ちょうどまんなかに位置します。幅があるものは、条件によって上下します。下限だけで決めると、あとで足りなくなることがあります。
掲載している86件すべて(数値の小さい順)
問い合わせ内容をFAQ候補にためるだけで決めず、ほかの選択肢と並べて見てください。数値の小さい順に並べています。
| 項目 | 数値 | 分類 | 自動化のきっかけ |
|---|---|---|---|
| 電話メモを文字にして共有する | 1時間ほど | 問い合わせ・受付 | 通話の録音 |
| 入金の消し込みを自動化する | 1〜2時間 | 経理・請求 | 入金明細と請求一覧 |
| 日次の売上を自動で集計する | 1時間ほど | データ・集計 | 売上のデータ |
| 在庫が減ったら発注の下書きを作る | 1時間ほど | 在庫・発注 | 在庫のデータ |
| 長い資料の要約を自動で付ける | 1時間ほど | ファイル・整理 | 長い資料 |
| 予約の受付から確認メールまでを自動化する | 1時間ほど | 問い合わせ・受付 | 予約の申し込み |
| 請求書を毎月自動で作って送る | 1〜2時間 | 経理・請求 | 契約と単価の一覧 |
| 見積書を問い合わせ内容から下書きする | 1〜2時間 | 経理・請求 | 問い合わせ内容 |
| 応募者への一次返信を自動で送る | 30分以内 | 採用・人事 | 応募の通知 |
| 面接日程の調整を自動化する | 1時間ほど | 採用・人事 | 面接官の予定 |
| 社外向けのお知らせを下書きする | 30分以内 | 報告・共有 | 伝える事実 |
| 公開した記事をSNSへ自動投稿する | 30分以内 | 制作・発信 | 公開された記事 |
| メルマガの原稿を配信予定から作る | 1時間ほど | 制作・発信 | 配信予定の題材 |
| 出荷の状況を顧客へ自動で知らせる | 1時間ほど | 在庫・発注 | 出荷の登録 |
| 問い合わせの件数を日次で集計する | 30分以内 | 問い合わせ・受付 | 問い合わせの記録 |
| 経費の使いすぎを月中に知らせる | 30分以内 | 経理・請求 | 経費の記録と予算 |
| 求人原稿を職種ごとに下書きする | 1時間ほど | 採用・人事 | 職種と労働条件 |
| 作業の記録から手順書を起こす | 1〜2時間 | 報告・共有 | 作業のメモ |
| 顧客からの評価を集めて共有する | 1時間ほど | 営業・顧客 | アンケート回答 |
| 返品・交換の受付を記録して追う | 1時間ほど | 在庫・発注 | 返品の申し込み |
| 備品の貸出と返却を管理する | 1時間ほど | 社内手続き | 貸出の申し込み |
| 規程の改定を全員へ確実に伝える | 1時間ほど | 社内手続き | 規程の改定 |
| 会議の録音から議事録を作る | 30分以内 | 会議・記録 | 会議の録音 |
| 定例会の資料を前日に自動で用意する | 1〜2時間 | 会議・記録 | 前回の議事録と実績データ |
| 月次レポートを自動で組む | 1〜2時間 | データ・集計 | 月次のデータ |
| 面接の記録を評価項目ごとに整理する | 1時間ほど | 採用・人事 | 面接の録音 |
| 価格の変動を追って知らせる | 1時間ほど | 調査・監視 | 監視する商品 |
| 検索順位の変化を記録する | 1時間ほど | 調査・監視 | 追う語の一覧 |
| 複数のツールの数字を1つの表にまとめる | 1〜2時間 | データ・集計 | 各ツールのデータ |
| 商談メモから次の行動を決める | 1時間ほど | 営業・顧客 | 商談の録音 |
| 請求前に作業実績を突き合わせる | 1〜2時間 | 経理・請求 | 作業記録と契約 |
| 仕入れ価格の変動を追う | 1時間ほど | 在庫・発注 | 仕入れの記録 |
| 問い合わせ内容をFAQ候補にためる | 1時間ほど | 問い合わせ・受付 | 問い合わせの記録 |
| 議事録から宿題を抜き出してタスクにする | 1時間ほど | 会議・記録 | 議事録 |
| 会議の時間と参加者を集計する | 1時間ほど | 会議・記録 | カレンダーの予定 |
| 請求書のPDFから金額と取引先を読み取る | 1時間ほど | 経理・請求 | 請求書のPDF |
| 支払い期日をカレンダーに入れる | 30分以内 | 経理・請求 | 受領した請求書 |
| 入社手続きの案内を自動で送る | 1時間ほど | 採用・人事 | 内定者の登録 |
| 勤怠の打刻漏れを本人へ知らせる | 30分以内 | 採用・人事 | 勤怠の記録 |
| 日報を集めて週次のまとめを作る | 1時間ほど | 報告・共有 | 日報 |
| 部門をまたぐ依頼を追跡する | 1時間ほど | 報告・共有 | 依頼の内容 |
| 記事に合う画像を自動で作る | 1〜2時間 | 制作・発信 | 記事本文 |
| 動画の字幕と要約を自動で付ける | 1時間ほど | 制作・発信 | 動画ファイル |
| スキャンした紙を検索できる形にする | 1時間ほど | ファイル・整理 | スキャン画像 |
| 表の入力ミスを見つける | 1時間ほど | データ・集計 | 入力された表 |
| 名刺の情報を顧客台帳に入れる | 1時間ほど | 営業・顧客 | 名刺の写真 |
| 棚卸しの差異を集計する | 1時間ほど | 在庫・発注 | 実地棚卸しの数 |
| 社内申請の承認を催促する | 30分以内 | 社内手続き | 申請の記録 |
| 経費申請の不備を先に見つける | 1時間ほど | 社内手続き | 経費申請 |
| 安全確認の記録を毎日集める | 1時間ほど | 社内手続き | 点検フォーム |
| ファイルを内容で自動的に振り分ける | 1時間ほど | ファイル・整理 | アップロードされたファイル |
| 重複したファイルを見つける | 1時間ほど | ファイル・整理 | 対象のフォルダ |
| 古いファイルを整理する候補を出す | 1時間ほど | ファイル・整理 | 対象のフォルダ |
| 研修の受講状況を追う | 1時間ほど | 社内手続き | 受講の記録 |
| 退職時の権限剥奪を漏れなく行う | 1〜2時間 | 社内手続き | 退職の登録 |
| 領収書を撮って経費を仕分ける | 1時間ほど | 経理・請求 | 領収書の写真 |
| 自社名の言及を集める | 1時間ほど | 調査・監視 | 検索する語 |
| 契約書の期限を管理する | 1時間ほど | ファイル・整理 | 契約書 |
| 問い合わせフォームの内容をチャットに流す | 30分以内 | 問い合わせ・受付 | フォームの回答 |
| 打ち合わせの前に相手先を調べておく | 1時間ほど | 会議・記録 | カレンダーの予定 |
| 未入金を検知して督促の下書きを作る | 1時間ほど | 経理・請求 | 請求と入金の記録 |
| 応募書類から要点を抜き出して一覧にする | 1時間ほど | 採用・人事 | 履歴書・職務経歴書 |
| 数字の変化だけを拾って報告する | 1時間ほど | 報告・共有 | 実績データ |
| 記事の下書きを毎週まとめて作る | 1時間ほど | 制作・発信 | テーマの一覧 |
| 古い記事の数字が古くなったら知らせる | 1〜2時間 | 制作・発信 | 公開済みの記事 |
| 問い合わせフォームの取りこぼしを防ぐ | 1時間ほど | 問い合わせ・受付 | フォーム送信の記録 |
| 競合サイトの更新を追う | 1時間ほど | 調査・監視 | 監視するURL |
| 補助金や公募の情報を集める | 1〜2時間 | 調査・監視 | 探す条件 |
| サイトが落ちていないか見張る | 30分以内 | 調査・監視 | 監視するURL |
| 法改正や制度変更を追う | 1〜2時間 | 調査・監視 | 追う制度の一覧 |
| 異常な数字を見つけて知らせる | 1〜2時間 | データ・集計 | 日次のデータ |
| 営業リストを条件で集めて重複を除く | 1〜2時間 | 営業・顧客 | 探す条件 |
| 契約更新の時期に先回りして知らせる | 1時間ほど | 営業・顧客 | 契約の一覧 |
| 離脱しそうな顧客を見つける | 1〜2時間 | 営業・顧客 | 利用状況のデータ |
| 入荷予定と実績のずれを知らせる | 1時間ほど | 在庫・発注 | 入荷予定と実績 |
| 定期購入の解約予兆を拾う | 1〜2時間 | 営業・顧客 | 定期購入の記録 |
| 会議の要点を欠席者へ送る | 30分以内 | 会議・記録 | 会議の録画 |
| 録画から短い共有クリップを作る | 1時間ほど | 会議・記録 | 会議の録画 |
| 社内の質問に過去資料から答える | 1〜2時間 | 報告・共有 | 社内資料と質問 |
| 問い合わせ内容から記事のネタを出す | 1時間ほど | 制作・発信 | 問い合わせの記録 |
| よくある質問に自動で一次返信する | 1〜2時間 | 問い合わせ・受付 | 問い合わせ本文 |
| クレームだけを拾って通知する | 1時間ほど | 問い合わせ・受付 | 問い合わせ本文 |
| 問い合わせの多い話題を社内へ知らせる | 1時間ほど | 報告・共有 | 問い合わせの記録 |
| アンケートの自由記述を分類する | 1時間ほど | データ・集計 | 自由記述の回答 |
| 見込み客の温度感で通知を分ける | 1時間ほど | 営業・顧客 | 問い合わせ内容 |
| 問い合わせを内容で振り分ける | 1時間ほど | 問い合わせ・受付 | 問い合わせ本文 |
問い合わせ内容をFAQ候補にためると近い数値の5件を、同じ見方で比べる
数値が近いものは、どこで選び分けるかが分かりにくくなります。同じ項目で並べると違いが出ます。
| 見るところ | 問い合わせ内容をFAQ候補にためる | 議事録から宿題を抜き出してタスクにする | 会議の時間と参加者を集計する | 請求書のPDFから金額と取引先を読み取る | 支払い期日をカレンダーに入れる | 入社手続きの案内を自動で送る |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 自動化のきっかけ | 問い合わせの記録 | 議事録 | カレンダーの予定 | 請求書のPDF | 受領した請求書 | 内定者の登録 |
| 処理の流れ | 問い合わせの記録 ↓ 問い合わせを集める ↓ 似た質問をまとめる ↓ 候補として一覧に足す ↓ FAQ候補の一覧 | 議事録 ↓ 議事録を受け取る ↓ 担当と期限のある項目を抜き出す ↓ タスク管理へ登録する ↓ 担当つきのタスク | カレンダーの予定 ↓ カレンダーの予定を集める ↓ 時間×人数を計算する ↓ 月次でまとめる ↓ 会議コストの集計 | 請求書のPDF ↓ PDFを受け取る ↓ 金額・日付・取引先を読み取る ↓ 表に追記する ↓ 整理された一覧 | 受領した請求書 ↓ 請求書から期日を読み取る ↓ カレンダーに登録する ↓ 前日に通知する ↓ 期日の予定と通知 | 内定者の登録 ↓ 内定の登録を受け取る ↓ 必要書類の案内を送る ↓ 提出状況を追う ↓ 案内メールと提出状況 |
| 完成物 | FAQ候補の一覧 | 担当つきのタスク | 会議コストの集計 | 整理された一覧 | 期日の予定と通知 | 案内メールと提出状況 |
| 設定の難しさ | ふつう(1時間ほど) | ふつう(1時間ほど) | やさしい(1時間ほど) | ふつう(1時間ほど) | やさしい(30分以内) | ふつう(1時間ほど) |
| 必要ツール | Notion AI・n8n | n8n・Notion AI | Zapier・Power Automate | ChatGPT・Power Automate | Zapier・Power Automate | Zapier・Power Automate |
問い合わせ・受付9件の要点を並べる
問い合わせ・受付に入る9件を、「自動化のきっかけ」「処理の流れ」「完成物」「設定の難しさ」「必要ツール」で並べました。問い合わせ内容をFAQ候補にためるの行に印を付けています。
| 項目 | 自動化のきっかけ | 処理の流れ | 完成物 | 設定の難しさ | 必要ツール |
|---|---|---|---|---|---|
| 問い合わせフォームの内容をチャットに流す | フォームの回答 | フォームの回答 ↓ フォーム送信を受け取る ↓ 必要な項目だけ取り出す ↓ チャットへ投稿する ↓ チャットへの投稿 | チャットへの投稿 | やさしい(30分以内) | Zapier・n8n |
| 問い合わせを内容で振り分ける | 問い合わせ本文 | 問い合わせ本文 ↓ 問い合わせ本文を受け取る ↓ AIに分類させる ↓ 分類ごとに担当へ回す ↓ 担当者への割り当て | 担当者への割り当て | ふつう(1時間ほど) | Dify・n8n |
| よくある質問に自動で一次返信する | 問い合わせ本文 | 問い合わせ本文 ↓ 問い合わせを受け取る ↓ 過去のFAQから答えを探す ↓ 答えが見つかれば返信、見つからなければ人へ ↓ 返信文または担当者への転送 | 返信文または担当者への転送 | ふつう(1〜2時間) | Dify・ChatGPT |
| 問い合わせの件数を日次で集計する | 問い合わせの記録 | 問い合わせの記録 ↓ 1日分の問い合わせを集める ↓ 種類ごとに数える ↓ 結果をチャットへ流す ↓ 日次の集計 | 日次の集計 | やさしい(30分以内) | Zapier・Notion AI |
| 予約の受付から確認メールまでを自動化する | 予約の申し込み | 予約の申し込み ↓ 予約フォームを受け取る ↓ カレンダーに登録する ↓ 確認メールを送る ↓ カレンダー登録と確認メール | カレンダー登録と確認メール | ふつう(1時間ほど) | Make・Zapier |
| 電話メモを文字にして共有する | 通話の録音 | 通話の録音 ↓ 録音を受け取る ↓ 文字にする ↓ 要点をまとめてチャットへ流す ↓ 要点のまとまったメモ | 要点のまとまったメモ | ふつう(1時間ほど) | Whisper・Notion AI |
| クレームだけを拾って通知する | 問い合わせ本文 | 問い合わせ本文 ↓ 問い合わせ本文を受け取る ↓ 強い不満を含むか判定する ↓ 該当したら責任者へ即時通知する ↓ 責任者への通知 | 責任者への通知 | ふつう(1時間ほど) | Dify・Zapier |
| 問い合わせ内容をFAQ候補にためる | 問い合わせの記録 | 問い合わせの記録 ↓ 問い合わせを集める ↓ 似た質問をまとめる ↓ 候補として一覧に足す ↓ FAQ候補の一覧 | FAQ候補の一覧 | ふつう(1時間ほど) | Notion AI・n8n |
| 問い合わせフォームの取りこぼしを防ぐ | フォーム送信の記録 | フォーム送信の記録 ↓ 送信されたか記録する ↓ 一定時間返信がなければ通知する ↓ 担当を割り当てる ↓ 未対応の通知 | 未対応の通知 | やさしい(1時間ほど) | n8n・Zapier |
問い合わせ内容をFAQ候補にためるにしないなら、どれになるか
問い合わせ・受付の中で数値がひとつ下とひとつ上の項目です。ここと比べると、問い合わせ内容をFAQ候補にためるを選ぶ理由がはっきりします。
ひとつ下:問い合わせの件数を日次で集計する(30分以内)
問い合わせ内容をFAQ候補にためるとの差は600です。「自動化のきっかけ」は同じ(問い合わせの記録)。「処理の流れ」は問い合わせの記録 ↓ 問い合わせを集める ↓ 似た質問をまとめる ↓ 候補として一覧に足す ↓ FAQ候補の一覧に対して問い合わせの記録 ↓ 1日分の問い合わせを集める ↓ 種類ごとに数える ↓ 結果をチャットへ流す ↓ 日次の集計。「完成物」はFAQ候補の一覧に対して日次の集計。「設定の難しさ」はふつう(1時間ほど)に対してやさしい(30分以内)。
ひとつ上:問い合わせフォームの内容をチャットに流す(30分以内)
問い合わせ内容をFAQ候補にためるとの差は1,500です。「自動化のきっかけ」は問い合わせの記録に対してフォームの回答。「処理の流れ」は問い合わせの記録 ↓ 問い合わせを集める ↓ 似た質問をまとめる ↓ 候補として一覧に足す ↓ FAQ候補の一覧に対してフォームの回答 ↓ フォーム送信を受け取る ↓ 必要な項目だけ取り出す ↓ チャットへ投稿する ↓ チャットへの投稿。「完成物」はFAQ候補の一覧に対してチャットへの投稿。「設定の難しさ」はふつう(1時間ほど)に対してやさしい(30分以内)。