問い合わせ・受付

問い合わせを内容で振り分ける

設定の時間

1時間ほど

難しさ

ふつう

手順

3手順

つまずく所

「問い合わせを内容で振り分ける」を組むときに止まる場所と、その直し方を整理しました。作る前に読んでおくと、同じところで詰まらずに済みます。

いちばん多いつまずき

分類を外したときの逃がし先を必ず作ってください。迷ったら人に回す条件を入れます。

止まったときに見るところ

分類	問い合わせ・受付当サイト整理
自動化のきっかけ	問い合わせ本文当サイト整理
完成物	担当者への割り当て当サイト整理
必要ツール	Dify・n8n当サイト整理
AIの月額	月0〜11,600円公式情報
設定にかかる時間	1時間ほど当サイト試算
設定の難しさ	ふつう（条件の分岐を作る）当サイト判断
動く頻度	送信のたび当サイト整理
この表の数字について	AIの月額は提供元の公表価格を合計した値です。つなぐ先のサービス（保存先・チャットなど）の料金は含みません。作る時間は、つなぐ先の数と処理の複雑さから当サイトが見積もった目安で、つなぐ先の仕様や既存の環境によって変わります。実際にかかる時間を保証するものではありません。

組む順番で避けられること

3つの処理を一度につながないでください。1つずつ動かして確かめながら足すと、どこで壊れたかがすぐ分かります。

1. 問い合わせ本文を受け取る
2. AIに分類させる
3. 分類ごとに担当へ回す

止まったことに気づく仕組み

自動化でいちばん多い事故は、止まったまま放置されることです。送信のたび動く前提なら、動かなかったときに通知が来る形にしてください。

作り始める前に見送りを決める場合

つまずく場所が分かっていても、直す人が自分しかいない状態では作らないでください。自動化は、止まったときに直せる人がいて初めて意味を持ちます。1時間ほどで組めても、止まるたびに調べ直すなら、手でやったほうが総時間は短くなります。

問い合わせ・受付のなかでの作る手間

問い合わせ・受付に入る9件を、作る時間の短い順に並べました。「問い合わせを内容で振り分ける」は5番目です。はじめの1つは、いちばん短いものから作ると挫折しません。

位置	レシピ	作る時間	組む難しさ
いちばん短い	問い合わせフォームの内容をチャットに流す	30分以内	サービスをつなぐだけ
まんなか	問い合わせを内容で振り分ける	1時間ほど	条件の分岐を作る
いちばん長い	よくある質問に自動で一次返信する	1〜2時間	条件の分岐を作る

問い合わせ・受付のほかのレシピ

• 問い合わせフォームの内容をチャットに流す（30分以内・サービスをつなぐだけ）
• よくある質問に自動で一次返信する（1〜2時間・条件の分岐を作る）
• 問い合わせの件数を日次で集計する（30分以内・サービスをつなぐだけ）
• 予約の受付から確認メールまでを自動化する（1時間ほど・条件の分岐を作る）
• 電話メモを文字にして共有する（1時間ほど・条件の分岐を作る）
• クレームだけを拾って通知する（1時間ほど・条件の分岐を作る）
• 問い合わせ内容をFAQ候補にためる（1時間ほど・条件の分岐を作る）
• 問い合わせフォームの取りこぼしを防ぐ（1時間ほど・サービスをつなぐだけ）

よくある質問

ここでよく聞かれる2つです。組む環境とつなぐ先で変わるので、自分の環境に当てはまるかで判断してください。

動かなくなったらどうすればいいですか？

まず、つないだ先の仕様が変わっていないかを見てください。自動化が止まる原因のほとんどは、こちらではなく接続先の変更です。

作り直しになりませんか？

接続の部分だけ差し替えれば済むことが多いです。処理の流れごと作り直す必要はまずありません。

次にやること

3つあります。上から順にやってください。

• 使うツールをそろえる
  Dify・n8nを使います。月0〜11,600円かかります。無料で試せる範囲まで作ってから契約してください。
• いちばん軽い処理から作る
  3つの処理を一度につながないでください。1つ動かして確かめてから足すと、どこで壊れたかがすぐ分かります。
• 止まったときに気づく形にする
  送信のたび動く前提なら、動かなかった日に通知が来るところまで作ってください。

問い合わせを内容で振り分けるを作ったあとに起きること

動き始めてからのほうが長く付き合います。問い合わせを内容で振り分けるで後から出てくる場面を先に出します。

つなぐ先の仕様が変わったとき

Dify・n8nを使います。自動化が止まる原因のほとんどは、こちら側ではなく接続先の変更です。接続の部分だけ差し替えれば済むことが多く、処理の流れごと作り直す必要はまずありません。

止まったことに誰も気づかないとき

送信のたび動く前提なら、動かなかった日に通知が来る形にしてください。気づく仕組みが無いと、止まったまま数週間流れます。

作った人が離れたとき

各処理に何をしているかを書いてください。作った人しか直せない状態にすると、その人が離れた時点で止まります。3つの処理それぞれに1行ずつで足ります。

問い合わせ・受付はどういう自動化が集まっているか

問い合わせ・受付に入る9件を、組む手間で数えました。どれから作るかの材料になります。

つなぐだけのもの

9件のうち3件です。条件の分岐が要らず、部品をつなぐだけで動きます。問い合わせを内容で振り分けるは条件の分岐を作るので、ここには入りません。

条件を組むもの

9件のうち6件です。分岐や例外の処理が要ります。問い合わせを内容で振り分けるはここです。例外に当たったときの判断は人に残ります。分岐を組むと、想定していない入力が来たときに止まります。止まったことに気づく形まで作ってください。

突き合わせが要るもの

9件のうち0件です。照合の規則を先に文章にしないと、間違ったまま量産されます。

この記事で使っている言葉

このレシピを組むかどうかに関わる言葉を3つ、先に決めておきます。つなぐ先と手順の話なので、意味を先に決めておきます。作る時間は当サイトの見積もりで、つなぐ先の仕様や既存の環境によって変わります。

組む難しさ（条件の分岐を作る）

分岐や例外の処理が要るものです。例外に当たったときの判断は人に残ります。判定は「分岐が要るか・突き合わせが要るか」で分けています。

作る時間（1時間ほど）

つなぐ先の数と処理の複雑さから当サイトが見積もった目安です。つなぐ先のアカウントが用意できている前提で、3つの処理を組み終えるまでを数えています。既存の環境や権限の取得にかかる時間は含みません。

動く頻度（送信のたび）

この自動化が走る回数です。回数が多いほど、作る手間は早く回収できます。ただし止まったことに気づく仕組みが無いと、動いていない状態が続きます。自動化でいちばん多い事故は、止まったまま放置されることです。

「問い合わせを内容で振り分ける」を別の角度から見る

• 問い合わせを内容で振り分ける｜作り方と、かかる時間
  作り方
• 「問い合わせを内容で振り分ける」に使うツール｜Dify・n8nの選び方
  使うツール
• 「問い合わせを内容で振り分ける」で何が変わるか｜効果と、向かない場合
  効果
• 「問い合わせを内容で振り分ける」を始める前に決めること
  始める前