会議・記録

会議の時間と参加者を集計する

設定の時間

1時間ほど

難しさ

やさしい

手順

3手順

作り方

会議の時間と参加者を集計するの作り方を、手順と時間の目安つきで整理しました。設定の難しさはやさしい、1時間ほどほどで組めます。

できあがるとこう動く

カレンダーの予定が来たら、3つの処理を通って、会議コストの集計が出ます。

何が入って、何が出るか

受け取るのはカレンダーの予定、出てくるのは会議コストの集計です。毎月動きます。

組む前に確かめること

AIに渡す指示文

あなたは会議・記録の担当者です。
受け取った内容から、次の形で出してください。

【受け取るもの】
カレンダーの予定

【出してほしいもの】
会議コストの集計

【出す形】
・［ここに、渡す先が受け取れる形を書く。例：JSON／1行のテキスト／箇条書き］
・項目名は［　］［　］［　］にする
・分からない項目は空にして、勝手に埋めない

【気をつけること】
・人数を役職で重み付けしないでください。単純な時間の合計のほうが議論になります。
・判断に迷ったものは「要確認」を付けて、人へ回す

受け取った内容：
［ここに、実際の内容が入ります］

作る手順

3つの処理をつなぎます。上から順に組んでください。

1. カレンダーの予定を集める
2. 時間×人数を計算する
3. 月次でまとめる

つまずくところ

人数を役職で重み付けしないでください。単純な時間の合計のほうが議論になります。

つなぐだけなので、止まるとすれば接続先の仕様が変わったときです。Zapier・Power Automateを使います。どれか1つの仕様が変わるだけで止まります。

会議・記録のなかでの作る手間

会議・記録に入る7件を、作る時間の短い順に並べました。「会議の時間と参加者を集計する」は3番目です。はじめの1つは、いちばん短いものから作ると挫折しません。

「会議の時間と参加者を集計する」を作らないほうがよい場合

当てはまるなら、いま作るのは見送ってください。

• 月に1回しか動かない。1時間ほどかけて作っても、動くのは月1回です。手でやったほうが早いことがあります
• 費用をかけずに試したい。無料枠だけでは足りず、月0〜5,100円がかかります。効果が読めないうちは手でやってください

同じ会議・記録なら、会議の要点を欠席者へ送るのほうが軽く作れます（30分以内・サービスをつなぐだけ）。まずそちらで慣れるほうが確実です。

Zapier・Power Automateで作れるほかのレシピ

同じツールを覚えると、次からは接続の部分を作り直すだけで済みます。1つ目より2つ目のほうが必ず速く終わります。

会議・記録のほかのレシピ

• 会議の録音から議事録を作る（30分以内・サービスをつなぐだけ）
• 議事録から宿題を抜き出してタスクにする（1時間ほど・条件の分岐を作る）
• 会議の要点を欠席者へ送る（30分以内・サービスをつなぐだけ）
• 定例会の資料を前日に自動で用意する（1〜2時間・条件の分岐を作る）
• 打ち合わせの前に相手先を調べておく（1時間ほど・条件の分岐を作る）
• 録画から短い共有クリップを作る（1時間ほど・条件の分岐を作る）

よくある質問

ここでよく聞かれる2つです。組む環境とつなぐ先で変わるので、自分の環境に当てはまるかで判断してください。

プログラムを書けなくても作れますか？

書けなくても作れます。用意された部品をつなぐだけです。

作ったあと放っておけますか？

放っておけません。つないだ先の仕様が変わると止まります。止まったことに気づく仕組みまで作ってください。

次にやること

2つあります。上から順にやってください。

• 使うツールをそろえる
  Zapier・Power Automateを使います。月0〜5,100円かかります。無料で試せる範囲まで作ってから契約してください。
• いちばん軽い処理から作る
  3つの処理を一度につながないでください。1つ動かして確かめてから足すと、どこで壊れたかがすぐ分かります。

会議の時間と参加者を集計するを組む進め方

1時間ほどの内訳です。3つの処理を、上から順に1つずつ動かして確かめながら足します。一度に全部つなぐと、どこで壊れたか分からなくなります。

1. カレンダーの予定を集める

カレンダーの予定を正しく受け取れるかを、ここだけで確かめます。ここが動けば残りは足すだけです。

ここでよくあるのは受け取る項目名を確かめずに進むことです。項目名が変わると、ここから先が全部止まります。

2. 時間×人数を計算する

前の処理から受け取ったものを、次へ渡せる形にします。

3. 月次でまとめる

会議コストの集計が想定どおり出るかを確かめます。ここまでで1本です。

ここでよくあるのは出しっぱなしにすることです。毎月動く前提なら、動かなかった日に気づく形まで作ってください。

この記事で使っている言葉

このレシピを組むかどうかに関わる言葉を3つ、先に決めておきます。つなぐ先と手順の話なので、意味を先に決めておきます。作る時間は当サイトの見積もりで、つなぐ先の仕様や既存の環境によって変わります。

組む難しさ（サービスをつなぐだけ）

条件の分岐が要らず、部品をつなぐだけで動くものです。1本目に向きます。判定は「分岐が要るか・突き合わせが要るか」で分けています。

作る時間（1時間ほど）

つなぐ先の数と処理の複雑さから当サイトが見積もった目安です。つなぐ先のアカウントが用意できている前提で、3つの処理を組み終えるまでを数えています。既存の環境や権限の取得にかかる時間は含みません。

動く頻度（毎月）

この自動化が走る回数です。回数が多いほど、作る手間は早く回収できます。ただし止まったことに気づく仕組みが無いと、動いていない状態が続きます。自動化でいちばん多い事故は、止まったまま放置されることです。

会議の時間と参加者を集計するを作ったあとに起きること

動き始めてからのほうが長く付き合います。会議の時間と参加者を集計するで後から出てくる場面を先に出します。

つなぐ先の仕様が変わったとき

Zapier・Power Automateを使います。自動化が止まる原因のほとんどは、こちら側ではなく接続先の変更です。接続の部分だけ差し替えれば済むことが多く、処理の流れごと作り直す必要はまずありません。

止まったことに誰も気づかないとき

毎月動く前提なら、動かなかった日に通知が来る形にしてください。気づく仕組みが無いと、止まったまま数週間流れます。

作った人が離れたとき

各処理に何をしているかを書いてください。作った人しか直せない状態にすると、その人が離れた時点で止まります。3つの処理それぞれに1行ずつで足ります。

「会議の時間と参加者を集計する」を別の角度から見る

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