「よくある質問に自動で一次返信する」のプロンプト5本｜そのまま貼って使える

あなたは「問い合わせ・受付」の仕事を毎日している担当者です。

次の問い合わせ本文から、返信文または担当者への転送を作ってください。

【問い合わせ本文】
＜ここに問い合わせ本文を貼る＞

【やること】
1. 問い合わせを受け取る
2. 過去のFAQから答えを探す
3. 答えが見つかれば返信、見つからなければ人へ

【出す形】
・返信文または担当者への転送だけを出す。前置きと感想は書かない
・わからないところは「要確認」と書き、勝手に埋めない
・固有名詞（社名・商品名・人名）は問い合わせ本文にある表記のまま使う

次の見本と同じ形で、返信文または担当者への転送を作ってください。

【見本】
＜うまくいった返信文または担当者への転送を1つ貼る＞

【今回の問い合わせ本文】
＜ここに問い合わせ本文を貼る＞

【守ること】
・見本の項目の並び・長さ・文体をそろえる
・見本に無い項目は足さない
・問い合わせ本文に書いていないことは書かない

次の返信文または担当者への転送の下書きを読んで、直したほうがよいところだけを挙げてください。

【下書き】
＜自分が書いた返信文または担当者への転送を貼る＞

【見てほしいところ】
1. 問い合わせ本文に書いていないことが混ざっていないか
2. 相手が読んで意味が1通りに決まるか
3. 数字・日付・固有名詞の書き方がそろっているか
4. 削っても伝わる文が無いか

【出す形】
・「どこを」「なぜ」「どう直すか」の3つを1行ずつ
・直した全文は出さない。直すところだけ

次の返信文または担当者への転送に、足りないところが無いか見てください。

【返信文または担当者への転送】
＜できあがったものを貼る＞

【この仕事で抜けやすいところ】
・自信のない回答をそのまま返さないでください。確度が低いときは必ず人に回します。
・受け取る人が次にやることが書かれていない
・期限と担当が書かれていない

【出す形】
・足りないものを箇条書きで。多くても5つ
・「問題なし」なら、そう1行だけ書く

「よくある質問に自動で一次返信する」を、はじめての人でもできる手順書にしてください。

【いまのやり方】
1. 問い合わせを受け取る
2. 過去のFAQから答えを探す
3. 答えが見つかれば返信、見つからなければ人へ

【手順書に入れること】
・使うもの（問い合わせ本文、Dify・ChatGPT）
・1手ずつの操作。1行に1つ
・詰まりやすいところと、そのときどうするか
・気をつけること：自信のない回答をそのまま返さないでください。確度が低いときは必ず人に回します。

【出す形】
・番号つきの手順。1手は1行
・専門用語を使ったら、その行のうしろに（ ）で言い換える