社内手続き

経費申請の不備を先に見つける

設定の時間

1時間ほど

難しさ

ふつう

手順

3手順

作り方

経費申請の不備を先に見つけるの作り方を、手順と時間の目安つきで整理しました。設定の難しさはふつう、1時間ほどほどで組めます。

できあがるとこう動く

経費申請が来たら、3つの処理を通って、不備の通知が出ます。

何が入って、何が出るか

受け取るのは経費申請、出てくるのは不備の通知です。申請のたび動きます。

組む前に確かめること

AIに渡す指示文

あなたは社内手続きの担当者です。
受け取った内容から、次の形で出してください。

【受け取るもの】
経費申請

【出してほしいもの】
不備の通知

【出す形】
・［ここに、渡す先が受け取れる形を書く。例：JSON／1行のテキスト／箇条書き］
・項目名は［　］［　］［　］にする
・分からない項目は空にして、勝手に埋めない

【気をつけること】
・判断が要る不備は人へ回してください。形式の確認だけにとどめます。
・判断に迷ったものは「要確認」を付けて、人へ回す

受け取った内容：
［ここに、実際の内容が入ります］

作る手順

3つの処理をつなぎます。上から順に組んでください。

1. 申請内容を読み取る
2. 必要な添付や記載を確かめる
3. 不足があれば申請者へ返す

つまずくところ

判断が要る不備は人へ回してください。形式の確認だけにとどめます。

分岐を組むので、想定していない入力が来たときに止まります。例外をどう扱うかを先に決めてください。ChatGPT・Power Automateを使います。どれか1つの仕様が変わるだけで止まります。

社内手続きのなかでの作る手間

社内手続きに入る7件を、作る時間の短い順に並べました。「経費申請の不備を先に見つける」は6番目です。はじめの1つは、いちばん短いものから作ると挫折しません。

「経費申請の不備を先に見つける」を作らないほうがよい場合

当てはまるなら、いま作るのは見送ってください。

• 費用をかけずに試したい。無料枠だけでは足りず、月0〜5,100円がかかります。効果が読めないうちは手でやってください

同じ社内手続きなら、社内申請の承認を催促するのほうが軽く作れます（30分以内・サービスをつなぐだけ）。まずそちらで慣れるほうが確実です。

ChatGPT・Power Automateで作れるほかのレシピ

同じツールを覚えると、次からは接続の部分を作り直すだけで済みます。1つ目より2つ目のほうが必ず速く終わります。

社内手続きのほかのレシピ

• 社内申請の承認を催促する（30分以内・サービスをつなぐだけ）
• 備品の貸出と返却を管理する（1時間ほど・サービスをつなぐだけ）
• 研修の受講状況を追う（1時間ほど・サービスをつなぐだけ）
• 規程の改定を全員へ確実に伝える（1時間ほど・サービスをつなぐだけ）
• 安全確認の記録を毎日集める（1時間ほど・サービスをつなぐだけ）
• 退職時の権限剥奪を漏れなく行う（1〜2時間・条件の分岐を作る）

よくある質問

ここでよく聞かれる2つです。組む環境とつなぐ先で変わるので、自分の環境に当てはまるかで判断してください。

プログラムを書けなくても作れますか？

書けなくても作れますが、条件の分岐を組む必要があります。画面上で設定できる範囲です。

作ったあと放っておけますか？

放っておけません。つないだ先の仕様が変わると止まります。止まったことに気づく仕組みまで作ってください。

次にやること

3つあります。上から順にやってください。

• 使うツールをそろえる
  ChatGPT・Power Automateを使います。月0〜5,100円かかります。無料で試せる範囲まで作ってから契約してください。
• いちばん軽い処理から作る
  3つの処理を一度につながないでください。1つ動かして確かめてから足すと、どこで壊れたかがすぐ分かります。
• 止まったときに気づく形にする
  申請のたび動く前提なら、動かなかった日に通知が来るところまで作ってください。

経費申請の不備を先に見つけるを組む進め方

1時間ほどの内訳です。3つの処理を、上から順に1つずつ動かして確かめながら足します。一度に全部つなぐと、どこで壊れたか分からなくなります。

1. 申請内容を読み取る

経費申請を正しく受け取れるかを、ここだけで確かめます。ここが動けば残りは足すだけです。

ここでよくあるのは受け取る項目名を確かめずに進むことです。項目名が変わると、ここから先が全部止まります。

2. 必要な添付や記載を確かめる

前の処理から受け取ったものを、次へ渡せる形にします。

3. 不足があれば申請者へ返す

不備の通知が想定どおり出るかを確かめます。ここまでで1本です。

ここでよくあるのは出しっぱなしにすることです。申請のたび動く前提なら、動かなかった日に気づく形まで作ってください。

この記事で使っている言葉

このレシピを組むかどうかに関わる言葉を3つ、先に決めておきます。つなぐ先と手順の話なので、意味を先に決めておきます。作る時間は当サイトの見積もりで、つなぐ先の仕様や既存の環境によって変わります。

組む難しさ（条件の分岐を作る）

分岐や例外の処理が要るものです。例外に当たったときの判断は人に残ります。判定は「分岐が要るか・突き合わせが要るか」で分けています。

作る時間（1時間ほど）

つなぐ先の数と処理の複雑さから当サイトが見積もった目安です。つなぐ先のアカウントが用意できている前提で、3つの処理を組み終えるまでを数えています。既存の環境や権限の取得にかかる時間は含みません。

動く頻度（申請のたび）

この自動化が走る回数です。回数が多いほど、作る手間は早く回収できます。ただし止まったことに気づく仕組みが無いと、動いていない状態が続きます。自動化でいちばん多い事故は、止まったまま放置されることです。

経費申請の不備を先に見つけるを作ったあとに起きること

動き始めてからのほうが長く付き合います。経費申請の不備を先に見つけるで後から出てくる場面を先に出します。

つなぐ先の仕様が変わったとき

ChatGPT・Power Automateを使います。自動化が止まる原因のほとんどは、こちら側ではなく接続先の変更です。接続の部分だけ差し替えれば済むことが多く、処理の流れごと作り直す必要はまずありません。

止まったことに誰も気づかないとき

申請のたび動く前提なら、動かなかった日に通知が来る形にしてください。気づく仕組みが無いと、止まったまま数週間流れます。

作った人が離れたとき

各処理に何をしているかを書いてください。作った人しか直せない状態にすると、その人が離れた時点で止まります。3つの処理それぞれに1行ずつで足ります。

「経費申請の不備を先に見つける」を別の角度から見る

• 「経費申請の不備を先に見つける」でつまずくところ｜止まる原因と直し方
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• 「経費申請の不備を先に見つける」に使うツール｜ChatGPT・Power Automateの選び方
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